Apa Itu Eisenhower Matrix dan Cara Menggunakan

Eisenhower Matrix merupakan metode favorit saya untuk mengorganisasikan tugas-tugas yang harus saya kerjakan. Lalu, apa itu Eisenhower matrix dan cara menggunakan matrix tersebut? Nah, Eisenhower Matrix merupakan metode yang dapat membantu kita dalam memilih dan memrioritaskan tugas yang kita punya berdasarkan Tingkat Kepentingan (Improtance) dan Tingkat Urgensi (Urgency). Berbicara tentang produktivitas, seperti yang sudah pernah saya tulis di blog sebelumnya “Ini Dia! 6 Aplikasi Produktivitas Terbaik”, Eisenhower Matrix sangatlah membantu. Bayangkan, dalam pekerjaan pasti kita mempunyai banyak tugas yang perlu kita selesaikan. Tidak semua tugas harus diselesaikan saat itu juga. Bahkan tidak semua tugas terlihat penting, tapi tetap harus diselesaikan. Nah, dengan matrix ini kita dapat memilih dan memrioritaskan tugas mana yang perlu atensi khusus, mana yang harus dikerjakan dan diselesaikan dahulu, dan mana yang dapat dikerjakan kemudian.

Eisenhower Matrix menggunakan dua variabel dalam memilih dan memrioritaskan tugas, yaitu berdasarkan Tingkat Kepentingan (Improtance) dan Tingkat Urgensi (Urgency). Perbedaan dari kedua variabel tersebut adalah:

Importance

Berdasarkan dari besarnya dampak tugas tersebut. Seberapa penting tugas tersebut? Jika tugas tersebut tidak dikerjakan, maka apa dampak yang ditimbulkan? Tugas yang sangat penting, akan menimbulkan dampak yang “parah” jika kamu tidak mengerjakan. Contoh: membuat dan mengumpulkan laporan keuangan tahunan persuhaan, dsb. Kamu dapat menganalogikan sendiri dalam bagaimana memilah pekerjaan dari yang Sangat Penting (High Importance) sampai yang Kurang Penting (Less Importance)

Urgency

Berdasarkan dari tenggat waktu tugas tersebut. Kapan tenggat waktu dari tugas tersebut harus selesai? Semakin dekat tenggat waktu, maka semakin tinggi tingkat urgensi nya. Contoh: membuat dan mengumpulkan laporan keuangan tahunan persuhaan yang harus selesai sore ini, dsb. Kamu dapat menganalogikan sendiri dalam bagaimana memilah pekerjaan dari yang Sangat Urgensi (High Urgency) sampai yang Kurang Urgensi (Less Urgency)

Dilansir dari https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/, gabungan dari kedua variabel tersebut akan menjadikan 4 kuadran seperti gambar berikut:

Quadrant 1: Important & Urgent | Do

Di kuadran ini kita fokus ke tugas penting yang harus diselesaikan secepat mungkin. Oleh karena itu namanya dapat disebut “Do”. Tugas di kuadran ini adalah tugas yang penting dalam hidup kamu atau dalam karir kamu dan harus diselesaikan hari ini atau mungkin besok.

Quadrant 2: Important & Not Urgent | Decide

Di kuadran ini adalah tugas penting dimana tenggat waktu yang ada tidak mempunyai urgensi tinggi. Oleh karena itu namanya dapat disebut “Decide”. Setelah tugas di kuadran-1 selesai semua, kita dapat mulai mengerjakan tugas di kuadran-2 ini. Di sini, kita dapat memilih apakah ingin mengerjakan secepat mungkin dan diselesaikan sebelum tenggat waktu, atau sambil lalu kita kerjakan hingga menuju tenggat waktu.

Quadrant 3: Not Important & Urgent | Delegate

Di kuadran ini adalah tugas yang tidak begitu penting bagi kamu tapi harus diselesaikan secepat mungkin. Kuadran-3 ini juga dinamakan “Delegate”, karena kita dapat mendelegasikan tugas ke seseorang yang dapat membantu atau memang ditugaskan untuk menyelesaikan ini. Jika dalam pekerjaan kamu mempunyai tim, maka kamu dapat mendelegasikan tugas ini ke tim kamu. Dengan mendelegasi, kita dapat fokus di tugas yang ada di kuadran-1. Jika kita mendelegasikan tugas-tugas di kuadran-3 ini, kita dapat memantaunya melalui email, chat, ataupun meeting.

Quadrant 4: Not Important & Not Urgent | Delete

Di kuadran ini adalah tugas yang tidak begitu penting dan tidak tinggi urgensi. Tugas-tugas di kuadran-4 ini dapat kita abaikan atau “Delete”. Tujuan dari adanya kuadran-4 ini adalah untuk mengetahu tugas apa saja yang tidak perlu kita lakukan dan dapat kita abaikan. Oleh karena itu kita dapat fokus di tugas yang ada di kuadran-1.

Dengan mengetahui fungsi dari Eisenhower Matrix dan juga ke-4 kuadran yang ada, kamu dapat mengetahui dan memilih tugas mana yang menjadi prioritas. Dengan ini, kita jadi dapat lebih produktif dan menggunakan waktu se-efektif dan se-efisien mungkin dengan memilih tugas yang tetap sasaran yang menjadi prioritas tinggi untuk diselesaikan.

Nah, saya sendiri sudah dari dulu menerapkan matrix ini, terutama untuk pekerjaan di kantor. Lalu, adakah aplikasi yang dibuat berdasarkan Eisenhower Matrix ini? Jujur, saya sangat sulit menemukan. Salah satu yang pernah saya temukan adalah Gneo yang menerapkan Eisenhower Matrix dalam aplikasi tersebut. Tapi sayangnya, aplikasi ini kurang handal dan sepertinya sudah tidak didukung oleh tim pengembang.

Berita baiknya, saya menemukan salah satu cara untuk menerapkan Eisenhower Matrix ke dalam salah satu aplikasi favorit saya dalam berproduktivitas. Aplikasi itu adalah Trello (baca: Ini Dia! 6 Aplikasi Produktivitas Terbaik). Yap, saya coba memodifikasi Trello saya menggunakan Eisenhower Matrix dan hasilnya sangat memuaskan. Bagaimana caranya? Saya akan jelaskan di blog selanjutnya yaa.

Nah, apakah kamu juga menerapkan Eisenhower Matrix ini dalam keseharian kamu? Mau dong dengar cerita dari teman-teman tentang matrix ini. Silahkan share di kolom comment :)